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2020年08月18日 [FAQ]

セミナー会場の正しい選び方は?

会社では顧客向けのセミナーを開催することになり、入社3年目の私が担当になりました。
顧客を満足させるためには、会場選びはとても大事であると上司に言われて、プレッシャーを感じながらセミナー会場探しをしているのですが、ズバリ会場探しには何に気を付ければいいでしょうか?セミナー会場の正しい選び方を教えてください。


回答

場所や広さなど様々なチェックポイントがあります。


セミナーを開催する場合に使用する会場によって、受講者の学びの意欲も変わってきますので、会場選びは主催者にとってもセミナーを成功させるためのかなり大事な要素となります。
会場選びのポイントはいろいろありますが、まずは参加者に分かりやすい場所を選択することが大事になります。
ある程度興味があるセミナーの案内がきても、案内状などに書かれている会場の場所や行き方が分かりにくいと、それだけで参加者の意欲は低下してしまいます。
はじめて行うセミナーということですので、会場選びには十分な注意を払い、駅近などの交通のアクセスが良い、誰も迷わないで辿り着ける会場を選択しましょう。
また、セミナーを告知するときには、会場の住所だけではなく、○○駅から徒歩何分などと補足を付けて、地図も記載することをおすすめします。
会場の大きさは、ある程度ゆとりがあった方がよく、圧迫感があると参加者はどうしてもストレスを感じてしまいます。
参加者が100名だとすれば、店員が120名や150名など、できるだけ大きな会場を選びましょう。
特に当日複雑なセッティングや装置を用いる場合は、思ったよりも狭く感じさせてしまう場合があるので注意が必要です。
ただし、あまりにも部屋が広すぎると、コミュニケーションがとりにくくなってしまうので、しっかり下見をして適度な広さを確保するよう努めましょう。
セミナーではプロジェクターを用いるケースが多いですが、部屋の明るさを自由に調整できることもポイントです。
また、明るさを調整できても、カーテンが遮光タイプでなかったり、ブラインドで直射日光が入ってくる場合は、説明に支障が出てしまうこともあるので、その点も事前にしっかり確認しましょう。
夏場や冬場は、特にお部屋の温度調整ができるかどうかも大切なポイントです。
暑すぎる寒すぎるは、参加者だけではなく主催者の集中力にも大きな影響を与えてしまいます。
その他にも、防音体制がきちんと取られている、休憩時間を設ける場合は、トイレや休憩室などの設備がきちんと整っているかどうかも、セミナー会場選びでは大切なポイントになります。

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